S’organiser et planifier son quotidien est un vrai casse-tête ! Vous vous sentez débordé, vous avez l’impression de manquer de temps, cela vient souvent d’une faille dans votre organisation. Il est temps pour vous d'apprendre à gérer correctement votre quotidient afin de pouvoir monter vos projets en parralèle de votre activité. Avec Greenbull Campus découvrez comment optimiser vos tâches quotidiennes afin d’augmenter votre productivité !
La planification : votre allié indispensable !
Les avantages de la planification
Bien s’organiser commence par la planification détaillée de votre journée. Cette pratique vous permet de mieux gérer votre temps. Cela vous aide également à mieux répartir vos responsabilités et vos tâches.
Planifier au préalable votre quotidien vous permet également de mieux faire face aux situations imprévisibles. Il est donc important de réserver des créneaux pour les urgences afin de ne pas bousculer votre planning.
Les étapes à suivre pour planifier sa journée
Prenez le temps chaque semaine de planifier vos missions de la semaine afin de pouvoir organiser vos journées en fonction des différentes tâches qui vous permettront de mener à bien vos missions.
- Prévoir une semaine à l’avance vos tâches quotidiennes ;
- Établir votre planning en précisant très bien les charges à prioriser ;
- Rassembler les responsabilités similaires en définissant le délai pendant lequel vous envisagez de les réaliser (ex : 2 h par jour pour le traitement des mails…) ;
- S’obliger à terminer une tâche avant de passer à une autre en évitant autant que possible la procrastination ;
- Prévoir la durée de chaque responsabilité ;
- Se fixer des objectifs en faisant appel à la méthode SMART ;
- Anticiper les urgences ;
- S’accorder des temps de pause ;
- Mieux répartir les tâches accordées à vos collaborateurs ;
Retenez juste que la réalisation de toutes ces étapes demande beaucoup de rigueur de votre part. Dès maintenant, essayez de vous immerger dans le rythme afin de vous adapter à votre nouvelle organisation.
Le rappel au quotidien
Votre planning vous incite à adopter de meilleures habitudes au quotidien. Au réveil, vous êtes par exemple appelé à jeter un coup d’œil à votre emploi du temps. Pendant la journée, soyez rigoureux afin de réaliser autant que possible votre planning. Et le soir, faites une check-list en validant les tâches effectuées et celles qui ne le sont pas.
Prioriser ses missions et ses tâches
Pourquoi prioriser ses tâches ?
Gagner en productivité demande de la rigueur, mais aussi de la souplesse dans votre planning afin de ne pas vous faire submerger par les urgences, il est donc important d’établir un planning en priorisant les tâches essentielles.
Faire une hiérarchie sur toutes les responsabilités vous permet de :
- Mieux gérer votre temps en déléguant par exemple les tâches moins importantes ;
- Diminuer votre stress ;
- Être plus performant en passant rapidement à l’essentiel ;
- Avoir plus de temps pour gérer les imprévus ;
- Développer votre capacité à prendre les choses en main.
Savoir quelle est la priorité est essentielle, tant pour les managers, que pour les autres professionnels. Cette attitude est aussi nécessaire pour la réussite de votre vie personnelle.
Comment gérer les priorités ?
Pour savoir prioriser vos tâches,
- Pensez d’abord à identifier toutes vos responsabilités sans y accorder de la hiérarchie.
- Ensuite, analysez chaque tâche en identifiant la personne qui doit la réaliser, la durée d’action et le degré d’importance.
- À ce stade, vous êtes tenu d’agir en prenant directement en main les tâches prioritaires et les plus urgentes.
- La dernière étape est de réaliser un suivi de vos accomplissements. En cas de difficulté, n’hésitez pas à ajuster vos responsabilités en fonction de vos besoins.
Il existe d’autres méthodes ou techniques avec lesquelles vous pouvez gérer vos priorités, comme l’urgence d’Eisenhower. Celle-ci consiste à réaliser prioritairement les tâches jugées « importantes et urgentes ».
À part la matrice d’Eisenhower, il existe également d’autres outils, tels que la technique POMODORO, la méthode NERAC, ou encore le classement A-B-C-D
Choisir un outil de gestion simple, efficace et ne pas en changer
Pourquoi faire appel à des outils de gestion de temps ?
Saviez-vous que la gestion du temps est la clé du succès ? Pourtant, pas facile de l’adopter, surtout si vous êtes de nature spontanée. L’utilisation des méthodes de gestion classiques peut certainement vous être d'une grande aide. Mais vous pouvez également recourir aux nouvelles méthodes.
Dans les deux cas, notez juste que l’utilisation d’un outil de gestion permet de centraliser vos tâches dans un seul et même endroit (ex. : PC, logiciel de gestion de projet). L’usage des techniques modernes vous aide également à mieux gérer votre temps. Et selon le type d’outil choisi, son utilisation vous permet d’accéder à vos tâches sur plusieurs supports.
Quels sont les différents types d’outils de gestion ?
Comme il existe plusieurs outils de gestion, nous avons sélectionné pour vous une liste en fonction de leurs objectifs :
- Les outils d’efficacité et de concentration ;
- Les outils d’organisation personnelle et d’organisation du travail ;
- Les outils de listing d’actions ;
- Les outils de partage.
Cette liste est loin d’être exhaustive. Notez que certains des outils de gestion peuvent à la fois vous rendre efficace et vous aider à liste vos activités.
Vous l’aurez bien compris, vous êtes donc le seul à juger la performance ou l’efficacité d’une méthode de gestion. Votre choix doit dans ce cas dépendre de vos tâches, de votre technique de travail et enfin de votre personnalité.
Trouver sa méthode pour gagner en productivité ?
Les outils d’efficacité et de concentration
Pour les plus classiques, faites appel à la méthode POMODORO ou encore à la matrice d’Eisenhower. Toutefois, si vous aimez la modernité, optez pour les outils de gestion actuels. Prenons l’exemple de StayFocusd. Considéré comme l’extension du navigateur « Google Chrome », cet outil est votre allié pour vous concentrer davantage sur vos tâches.
Cet outil est d’ailleurs facile à utiliser, car il suffit de le paramétrer en choisissant les sites les plus consultés. Sa facilité d’utilisation sur la détermination de la durée du temps que vous souhaitez y investir tous les jours. En plus, vous pouvez gérer votre temps sur n’importe quel support (Mac, tablette, Android, iOS).
Le seul problème avec cet outil de gestion est certainement son mode payant après l’essai gratuit. Sinon, n’hésitez pas à opter pour l’outil freedom ou Leech Block
Les outils de listing d’actions
Ce second outil vous permet de lister vos tâches quotidiennes afin de mieux vous organiser. Pour l’utiliser, prenez un papier et notez-y les choses que vous devez réaliser. Vous pouvez aussi porter votre choix sur d’autres outils comme :
- MindMeister qui vous aide à créer votre carte mentale et à vous organiser avec vos collaborateurs ;
- Dashlane qui est très sécurisé dans la mesure où il enregistre tous vos mots de passe. Ce dernier automatise également toutes vos tâches afin de faciliter votre gestion de temps.
Il existe d’autres outils avec lesquels vous pouvez travailler, surtout si vous avez du mal à lister vos activités quotidiennes.
Les outils de partage
Manager ou professionnel, vous êtes toujours appelé à interagir avec d’autres collaborateurs ou équipes en partageant une ou plusieurs de vos données. Dans ce cas, facilitez les échanges en misant sur ces outils classiques :
- Le tableau de Kanban ;
- Le diagramme de Gantt ;
- Le diagramme de PERT.
Actuellement, il existe de nombreux outils de partage qui permettent d’échanger et de centraliser entre vous le calendrier, le planning ou encore l’agenda. Prenons l’exemple de Slack, de Trello ou encore de Moreganize.
Les outils d’organisations personnelles
L’organisation est votre meilleure alliée pour optimiser votre performance. Son existence est essentielle même si vous parvenez déjà à vous concentrer. Ici, l’essentiel est de centraliser vos données professionnelles en un seul endroit.
Il vous incombe également d’organiser votre journée de travail. Cette fois-ci, on vous propose l’outil IONOS qui permet de :
- Identifier les activités ;
- Savoir la durée à y consacrer ;
- Connaître les plages horaires ;
- Hiérarchiser les tâches ;
- Surveiller la réalisation.
Bien évidemment, il existe d’autres outils auxquels vous pouvez faire appel. Sachez juste que votre choix dépend de votre activité.
Éliminer les tueurs de productivités
Éloigner les sources de distraction
Si vous souhaitez gérer votre temps, éloignez les risques de distraction en :
- Essayant de travailler dans un lieu calme ;
- Évitant de s’approcher des endroits trop bruyants, près des enfants ou encore près de la radio ;
- Vous éloignant des appareils qui peuvent vous distraire (téléphone portable, Facebook…) ;
En vous éloignant de vos sources de distraction, vous verrez que vous serez plus concentré et plus attentif durant vos heures de travail.
Travailler mieux, au lieu de travailler plus
Avant d’accomplir une tâche, demandez-vous d’abord si elle est indispensable. Sa réalisation doit normalement dépendre de son degré d’importance. Dans ce cas, évitez de perdre du temps aux tâches inutiles afin de mieux travailler votre temps.
Savoir distinguer l’urgent et l’important
Facile, faites la différence entre l’urgent et l’important :
- Une tâche est importante lorsque sa réalisation est attachée à vos responsabilités ;
- Par contre, dès qu’elle est urgente, son accomplissement doit se faire dans un délai rapide, voire immédiat.
Vous l’aurez compris, l’urgence est un élément relatif et possible, tandis que l’important impacte considérablement sur vos objectifs.
Les autres pièges à éviter
À part ces 3 erreurs, il existe d’autres que vous devrez également éviter :
- Surcharger votre planning ;
- Ne pas prévoir de pause ;
- Sous-estimer le temps de préparation ;
- Ne pas savoir dire NON.
Ces pièges sont très courants, même pour les chefs ou les managers avertis. Dans ce cas, prenez bien le temps de bien organiser votre planning, afin de les éviter autant que possible.
